【仕事が遅い・ミスが多い人向け】作業効率アップさせる「タスク管理術」

どーも、小太りです。

突然ですが、以前のぼくは「仕事が遅い、ミスが多い、抜けている」というダメ会社員でした。

以前のぼくと同じように

「仕事が遅くて、毎日残業している」

「目の前に仕事に追われて、全体の仕事量を管理できない」

「優先順位がつけれずに、大事な仕事を後回ししてまう」

と悩んでいる人も、いるのではないでしょうか?

以前のぼくも同じような悩みを抱えており、「どうすれば仕事が早くなって、ミスも減るのだろうか」と自問自答していました。

そして、いろいろ試す中で「タスク管理」という答えを見つけました。

タスク管理を身につけてからは「全体の仕事量が分かる・優先順位をつける・ミスが減る」と良い変化が起きています。

今では「タスク管理講座」で講師を務めることもあり、タスク管理のおけげで仕事がスムーズになりました。

そこで今回はタスク管理のメリット・手順・注意点について説明します。

「仕事が遅い・ミスが多い」と悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください!

タスク管理とは?

タスク管理とは、「今の自分がどんな仕事を持っているのか」を把握する方法です。

Task(タスク)は、自分に課された仕事・課題を意味します。

タスク管理はその名の通り、自分にどんな仕事をあるのかを可視化して、管理するための手段だといえるでしょう。

よく「TODOリスト」と呼ばれているものも、タスク管理と同じ意味になりますね。

あまり馴染みのない言葉かもしれませんが、大事な概念なので覚えておきましょう。

タスク管理の3つのメリット

では、タスク管理をすると、どのようなメリットがあるのでしょうか?

下記では、タスク管理のメリットについて説明します。

  1. 仕事の効率アップ
  2. 全体の仕事量を把握できる
  3. 仕事の優先順位が分かる
では見ていきましょう。

①仕事の効率アップ

タスク管理をすると、仕事の効率アップします。

なぜなら、「自分のやるべき仕事」を把握でき、「いつやれば効率がいいか」まで判断できるようになるからです。

例えば

  • Aさん:自分の仕事を把握しておらず、目の前の仕事をこなす
  • Bさん:自分の仕事を把握して、正しい優先順位をつけてこなす

の2人いた場合、仕事を効率的に進めることができるのは「Bさん」でしょう。

タスク管理で「自分のやるべき仕事」が分かれば、その先のステップとして「どうすれば仕事を早く終わらせることができるか?」まで考えることもできます。

同じ仕事をやるにしても、集中力のある午前中と疲れてきた夕方にやるのでは全然効率が違いますよね?

タスク管理をして「自分の受け持っている仕事の中でも難易度が高いもの」が分かれば、「集中力の高い午前中にこなそう」と事前に対処することができます。

「重たいタスクは午前中に」などの対策をすれば、どんどん仕事の効率はアップするでしょう。

②全体の仕事量を把握できる

タスク管理をすると、全体の仕事量を把握することができます。

あなたは「1週間でこなすべき仕事の総量」を把握していますか?

もし「把握している」と答えれない場合は、タスク管理の必要があるでしょう。

タスク管理で全体の仕事量が把握できれば、今の自分が「本当に忙しいのかどうか?」が分かりますね。

もし忙しいのではれば、仕事量を減らす必要があるし、忙しくなれけば先の仕事まで進めておきましょう。

③仕事の優先順位が分かる

タスク管理は「今の自分が受け持っている仕事」を全て洗い出す必要があります。

そこで、「どんな仕事を持っているか」が可視化されて、「どの仕事が重要なのか?」まで判断することも可能です。

ぼくはタスクを洗い出した後に

  • A:すぐに片付ける仕事
  • B:Aが終わったら着手する仕事
  • C:空き時間に取り掛かる仕事

と優先順位つけをしています。

タスクに優先度をつけることで、「大事な仕事のみに注力する」ことができますね。

仕事が遅い人の特徴として「大事な仕事を理解していない」ことが多いので、タスク管理でしっかりと優先順位を付けましょう。

タスク管理の手順

上記では、タスク管理のメリットについて説明しました。

ここで気になるのが「具体的にどうやってタスク管理すればいいのか?」だと思います。

下記では、タスク管理についての具体的な方法を説明します。

  1. タスクを洗い出す
  2. タスクにかかる時間を算出
  3. 優先順位をつける
  4. スケジュールに入れる

では、詳しくみていきましょう。

①タスクを洗い出す

まずはタスクを洗い出しましょう。

自分が持っている仕事を、全て書き出してください。

「いきなり全ての仕事を洗い出すのは難しい」という人もいるかもしれません。

おすすめの方法は「プロジェクトごとに洗い出す」というやり方です。

ぼくの場合だと

  • コワーキングスペース関連
  • オンラインサロン関連
  • クライアント関連
  • その他

と4つに分けて、そこからタスクを細分化しています。

タスク出しのポイントは「思いつく限り全てのタスク」を出すことですね。

「できる・できない」は関係なく、とにかくタスクを出しましょう。

②タスクにかかる時間を算出

上記で出したタスクに「どれぐらいの時間がかかるのか?」を計算しましょう。

例えば「記事作成:2時間」という感じですね。

ポイントとなるのは、適切な時間を算出することです。

タスクの時間を計算するときに、無理に時間を短く設定したり、余裕を持ち過ぎてもいけません。

「この作業なら、だいたいこれぐらいかかるな」ということを見極めましょう。

③優先順位をつける

次はタスクに優先順位をつけてください。

このときのポイントは「重要度・緊急度」で判断することです。

おすすめの方法は「A・B・C」の3つ段階で、優先順位をつけるやり方ですね。

ぼくは

  • A:もっとも重要度が高いもの(緊急度も)
  • B:重要度・緊急度ともに普通
  • C:重要度・緊急度ともに低い

という風に分けています。

A〜Cまで振り分けて、Aから順に着手していきましょう。

④スケジュールに入れる(最も大事)

タスクの優先順位つけ、時間算出したら、次は「スケジュールに入れる」ことが大切になります。

実はタスク管理で最も大事なのは、「スケジュールに入れる」ことです。

タスク管理で失敗する人は、締め切りやタスク消化の時間を作らずに、結局「タスクが終わらない」という自体に陥ることが多いでしょう。

なので、出したタスクを手帳やスケジュール帳に落とし込みましょう。

ぼくはグーグルカレンダーに直接書き込むようにしています。

できればデジタルのスケジューラーの方が、変更が効くのでオススメです。

スケジュールを組むときには、余裕を持ってください。

人間はスケジュールを組むときに、自分の能力を過信して、見積もりを間違う習性があるそうです。

ぼくは毎日1時間ぐらいの余裕を持ってタスクを組むようにしています。

タスクを組んだら、スケジュール通りにこなすだけ!

タスク管理 4つの注意点

上記では、タスク管理の手順について説明しました。

「よし!これでタスク管理できる!」と思っている人がいたら、ちょっと待ってください。

ぼく1年間試行錯誤しながらタスク管理してきましたが、「タスク管理で注意すべきポイント」が4つありました。

  1. タスク管理は「スケジュール入れ」が大切
  2. 絶好調のタスク組みをしない
  3. タスク管理は目的ではなく手段
  4. 「自分に最適化」しよう
では、詳しく説明していきましょう。

①タスク管理は「スケジュール入れ」が大切

タスク管理で最も大切なのは「いつタスクを終わらせるか」です。

タスクを洗い出してみても、「いつタスクを消化するのか?」が決まってないと、タスクは残り続けたままでしょう。

消化されないタスクリストほどストレスが溜まるものはありませんね。笑

なので、タスクを「いつ消化するか?」を明確にするために、タスクのスケジュール組みを忘れないようにしてください。

②絶好調のタスク組みをしない

タスクを組むときに「自分ならこれぐらいで終わらせれるぞ!」と意気込むのが人間の悲しい性です。笑

自分の能力を過信して、無理なタスク組みをしてしまうことはよくあります。

常に「最短でタスクが終わる」ことを考えてしまい、絶好調のタスク組みをしてしまうんですね。

タスクを組むときには「絶好調の自分」を1回忘れて、余裕のある組み方をしましょう。

③タスク管理は目的ではなく手段

タスク管理は「仕事を把握して、効率的に終わらせるための手段」でしかありません。

いくらタスク管理がうまくなっても、仕事で成果がでなければ意味がないでしょう。

あくまでも「タスク管理は目的ではなく手段」という意識を持ってください。

④「自分に最適化」しよう

タスク管理の方法は人によって大きく異なります。

ぼくが出会った人の中には「タスク管理すると効率が下がるから、そもそも管理しない」という人もいました。

タスク管理をする中で「自分にあった方法」を模索しましょう。

ぼくはいろいろやってみた中で、上記の方法が自分に一番適応していました。

まとめ

今回はタスク管理のメリット・手順・注意点について説明しました。

まとめると

【タスク管理のメリット】

  1. 仕事の効率アップ
  2. 全体の仕事量を把握できる
  3. 仕事の優先順位が分かる
【タスク管理の手順】
  1. タスクを洗い出す
  2. タスクにかかる時間を算出
  3. 優先順位をつける
  4. スケジュールに入れる

【タスク管理の注意点】

  1. タスク管理は「スケジュール入れ」が大切
  2. 絶好調のタスク組みをしない
  3. タスク管理は目的ではなく手段
  4. 「自分に最適化」しよう

タスク管理をすると、仕事効率がアップので、ぜひやってみましょう。

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