企画立案から集客まで!イベント運営のノウハウを公開

どーも!仕事やプライベートでイベントを企画している小太りです。

イベントの開催ってすごい大変なものです。

「良い企画が生まれない」

「集客ができない」

「当日の運営がうまくいない」

など、失敗する要素はたくさんありません。

そこで、イベントばかりしているぼくが「イベントの企画立案からイベント当日の運営」まで失敗しない方法を説明します。

イベント運営で悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。

イベント前にすべきこと(準備編)

イベントは、なによりも準備が大切です。

イベント開催までの時間が短く、準備が十分でないと、突発的なトラブルに対応することもできません。

反対に、いろいろなトラブルに対応できるように準備するだけで、当日スムーズな運営をすることができます。

下記では、イベント前にすべき準備について、順番に説明していきましょう。

①企画は「やりたいこと」を出す

仕事でイベントを行う場合、内容や企画というのはかなり制約を受けます。

「まず、集客ができるもの」や「大きな売り上げを作れるもの」などの、条件が加えられるでしょう。

ただ、企画には「自分のやりたいこと」を少しでも良いので入れてください。

なぜなら、自分のやりたい要素が入っているだけで、モチベーションが高くなるからです。

いろいろな条件や制約がありますが、「自分のやりたいことを入れる」ということを忘れていけません。

さらに、当初の「コンセプト」も意識する必要があります。

企画を立てているうちに「なにが目的なのか?」わからなくなることも多いので、そうならないためのコンパスとして「コンセプト」を常に意識しておきましょう。

②人の日程と場所を速攻で抑える

そして、イベントの内容やコンセプトが決まったら、人と場所をすぐに抑えてください。できれば、速攻で動くことです。

人も場所も人気が高い場合は、すぐに予約が入ってしまいます。

せっかく良い企画を出しても「そもそも場所が使えない」「人が呼べない」というケースもあるでしょう。

そうならないために、1日でも早く予約を抑えることをオススメします。

講師依頼するときは条件を明確に伝える

ゲストを呼ぶときには、条件を明確にしておきましょう。ゲスト側も「この条件で登壇していいか?」と判断する必要があるため、後出しのないように、先に条件を提示します。

  • 拘束時間
  • 依頼内容(セミナーであれば、その内容も)
  • 報酬(交通費についても)
  • 報酬の支払い(現金手渡しor振込)
上記のような条件を明確にして、依頼してください。

③FBページorグーグルフォーム、告知記事をすぐに書く

イベント内容が決まり、ゲストと場所を抑えたら、次は告知と集客です。

色んな方法がありますが、参加の申し込みはFacebookのイベントページがGoogleフォームがオススメ!

なぜなら、簡単に設定ができて、手間がかからないからです。細かい設定や条件付けをしたい人は、特にGoogleフォームがいいでしょう。

さらに余力があれば、イベントの告知記事を書きましょう。イベントの記事を書くことで、詳細が伝わるし、集客の窓口にもなります。

Facebookのイベントページ作成は5分もかからないので、サクッと終わらせたい人にオススメ!

④集客できなかったときの撤退ラインを決めておく

イベントでの永遠の課題は集客でしょう。どんなにいいイベントを企画しても、そもそも参加者が集まらなければ意味がありません。

なので「この人数に達しなければ、イベントは中止する」という撤退ラインを決めておきましょう。

具体的な人数を出しておくことで、「最低人数を集めるにはどうすればいいのか?」という戦略も立てやすくなります。

また中止するときにも、ズルズルと引きずることなくスパッと撤退することができます!

⑤集客には時間がかかるので、早めに動く

集客には時間がかかります。また、集客できる時間が少しでも長い方が人が集まる可能性も上がります。

なので、集客は早めに動きましょう。

理想はイベントまで余裕がある段階で、ある程度集客を終わらせることです。

例えば「イベント1週間前までに目標人数を集めるように集客する」などですね。

集客の時間があればあるほど、戦略を立てて試すことができるので、早めに集客を始めてください。

また集客でオススメなのが「個別に誘う」という方法です。

来てくれそうな人に「イベントがあるから、ぜひきて欲しい」とメッセージを送ることで、参加人数を増やすことができます。

誰だって個別に誘われた「行かないと申し訳ない」と思いますもんね。笑

⑥イベントのタイムスケジュールを作る

イベント当日までに、詳細なタイムスケジュールを作っておきましょう。「そこまでする必要ある?」という人もいるでしょうが、作っておいて損はありません。

イベントは準備が重要なので、手を抜かず、タイムスケジュールを作っておきましょう。集合時間、イベントの企画、休憩、解散時間などをざっくりでいいので決めてください。

そうすることで、イベントの全体像が掴めて、当日の進行がスムーズになるからです。

また、タイムスケジュールを作るときにオススメなのが「固定時間と自由時間を設定する」ことです。

固定時間とは変更することのできない時間のことで、集合時間や解散時間などが該当します。反対に自由時間とは、変更のできる時間のことで、当日の様子で調整できる時間のことです。

固定時間を決めておくことで「必ず守らなければいけない時間」が明確になり、イベントが遅れたり、進行がルーズになることを防いでくれるでしょう。

⑦参加費は事前会計にする

イベントで手間になるのが、参加費を徴収することですね。受付と参加費の回収を同時に行うと、イベントが始まる前にバタバタして疲れます。笑

そこでオススメなのが、参加費を事前に集めておくことです。

今はネットで事前会計のツールがたくさんあるので、簡単に事前会計することができるんですね。

色々ありますが、オススメはPeatixBASE!どちらも簡単に設定ができて、支払い方法もカードやコンビニ支払いまで幅広く対応!

事前会計をしておくと当日の会計が楽になるし、ドタキャン率も減りますよ!「すでにお金を払っている」という拘束力が発生するので、自然と参加率が上がります。

⑧事前に連絡用のグループを作っておく

イベント当日までに、参加者のグループを作っておきましょう。そうすることで、連絡や情報の共有が簡単になります。TwitterやFacebookやLINEなど、なんでもいいです。

ただ、参加者の個人アカウントがわかるようになるので、合意の上で入ってもらうようにしてください。

事前にグループができたら、当日までに自己紹介をしてもらうと、交流が捗ります!!

また、セミナーの場合は資料の共有などにも使えますね。

イベント当日の注意点

イベントの準備ができたら、当日の運営をスムーズに進めるのみです!

イベントの運営は大変なイメージがありますが、実はそんなことありません。数点気をつけるだけで、スムーズな進行ができます。

では、イベント当日に気をつけることを説明します。

①会場には早めにいく

「当たり前だろ?」と思う人もいるかもしれませんが、大切なことです。

イベントの当日は会場のに早く到着し、準備や他のスタッフへの挨拶をしてください。準備の具合にもよりますが、余裕を持った到着に気をつけましょう。

イベントというのは予想外のアクシンデントが発生します。そんなときに余裕を持って準備していれば、柔軟に対応することもできますね。

また、意味不明なぐらい早めに到着する参加者もいるため、そんな人の対策として早めに会場にいきましょう。

②サブスタッフを付けておく

イベントの規模にもよりますが、自分以外のスタッフを付けておきましょう。

イベントはなにが起こるか分からないので、常に余裕を持って対応できる必要があります。

例えばイベントスタッフが自分しかない場合だと、2つのトラブルを一気に処理することができません。どうしても順番に処理するしかないし、運営がバタバタしている様子が参加者にも伝わるでしょう。

「俺ひとりで回せるぜぃ」という人でも、できればサブスタッフを付けて、余裕のある状態にしておきましょう。

イベント終了後にやること

イベントが無事に終了したら、少しだけ作業が残っています。

「無事に終わった!フゥ〜!」ではなくて、参加者の満足度をあげるために、ちょっとだけ仕事をしましょう。

お礼の連絡と写真の共有をする

では、イベント終了後になにをすればいいか?というと、主に下記の2つです。

  1. 参加のお礼
  2. イベント写真の共有
まず、参加者にお礼の連絡をしましょう。「面倒だな」と思う人もいるかもしれませんが、少しの手間で満足度が上がると思えば、やっておいて損はありません。

余裕があれば、個別に連絡するとなおよし!ですね。

そして、次にイベント写真の共有もしてください。今は個人でSNSをやっている人も多く、写真を渡せば、拡散してくれる人もいます。

まとめ

今回はイベントの企画立案から当日の運営まで詳しく紹介しました。

少し長いですが、まとめると下記の通りです。

  1. 企画はやりたいことを出す
  2. 人と場所の予定を速攻で抑える
  3. Facebookページ、Googleフォームで申し込みページを作る
  4. 早めに集客をする(撤退ラインも決めておく)
  5. イベントのタイムスケジュールを作る
  6. 参加費は事前会計にする
  7. 連絡用のグループを作る
  8. 会場に早めにいく
  9. サブスタッフをつける
  10. お礼の連絡と写真の共有をする
上記の10点に気をつければ、かなりスムーズなイベント企画&進行ができるでしょう!

イベントは準備が大変ですが、当日の楽しさは尋常じゃありません。また、イベントを主催するだけで、かなり感謝されます。

上記のノウハウを使って、バンバンイベントを成功させましょう!

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