【仕事が遅い・できない・つまらない人必見】効率をあげる11つの仕事術

どーも!残業0時間の小太りです。

前職のときは毎日残業がデフォルトで、休日出勤も当たりでした。

それなのに、仕事は終わらず「他の人に比べて、仕事が遅いしミスも多い」というひどいありさまです。

「どうして仕事が終わらないんだ」

「自分は仕事ができないダメ人間だ」

と思うこともしばしば。

しかし、フリーランスとしての経験を積んだり、自分の仕事術を見つけることで改善されました。

今はWeb系の仕事をしておりますが、残業は一切していません。

そこで今回は、ぼくが実際に使っている仕事術を11つ紹介します!

どれも簡単にできるし、効果があるものばかりなので、ぜひ参考にしてみてください!

①タスク管理をする

全ての仕事術の中でもっとも大事だと思うのが、タスク管理です。

タスク管理とは、自分の仕事(やるべきこと)を管理することで、Todo管理と呼ばれることもありますね。

「仕事が遅い、残業続き」という状況に陥っている人は、「自分の仕事量を把握できていない」「優先順位をつけていない」というパターンも多いでしょう。

ぼくも以前は「思いついた仕事から取り掛かる」「全体の仕事量がわからない」というクソな状況でした。

しかしタスク管理をするようになって、仕事の量・やるべきことが明確になり、うまくスケジューリングすることで残業をゼロを達成しています。

タスク管理の4つステップ

では、具体的な方法についてい説明していきます。

  1. 思いつくタスクを全て書き出す
  2. 優先順位をつける
  3. タスクにかかる時間を見積もる
  4. スケジュールに組み込む
タスク管理の第一歩は「思いつくタスクを全て書き出す」ということです。

このときのポイントで「とにかく思いつくままに書く」ことで、そうすることで漏れなくタスク出しができます。

そして、出したタスクに対して優先順位をつけていきましょう。

次に、それぞれのタスクにどれだけ時間がかかるかを計算して、実際にタスクの横に書き込みます。

ぼくの場合は「記事作成:2h」という風に、タスク管理しています。

最後に出したタスクを実際にスケジュールに組み込みましょう。

そうすれば、仕事の予定表ができあがるので、あとはそれに応じて仕事を進めるだけでOK!

②「時間・工数」を意識する

仕事というのは限られた時間に中で、成果をあげなければなりません。

例えば会議の資料作成を依頼された場合、時間を膨大に使えばいい資料ができあがるでしょう。

しかし、そこまで時間の余裕もないし、資料作成は時間をかける項目でもないので、サクッと終わらせたいですよね?

なので、1つの仕事に対して「時間と手間はどれだけかかるのか?」を意識する必要があります。

時間と手間を意識して仕事をすると「効率化できないか?」という発想が生まれ、仕事の時間が短縮されます。

③「集中を邪魔する」ものを排除する

人間の集中力とは、簡単に途切れてしまいます。

みなさんもオフィスで集中して仕事しているときに、電話がかかってきたり他の人に話しかけられて、仕事がストップした経験はありませんか?

一度途切れた集中力を取り戻すのは難しいですよね。

なので、集中を邪魔するものを排除しましょう。

ぼくも場合だと、スマホが机の上にあると気になって触ってしまうので、スマホは遠くにおくようにしています。

「会社員だから、オフィス環境を変えるのが難しい」という人もいるでしょう。

そういう人は「早めに出勤して人のいない状況で仕事をする」「カフェで仕事する時間を作る」など工夫してはどうでしょうか?

集中力に関しては、下記の本がおすすめ!

簡単にできる「集中力アップ」のテクニックが詰まっています。

 

④連絡はテキストで!

これは「普段の連絡を口頭ではなく、テキストベースに変更する」ということです。

普段口頭で「〇〇お願いします」と依頼している人は、メールやメッセンジャーなどを使ってテキストで連絡した方がいいでしょう。

ぼくも前職は口頭連絡が多かったのですが、「言った言わない問題」や「うまく伝わっていない」ということが多かったです。

特に「言った言わない」は責任の押し付け合いになって嫌な感じなので、テキストという証拠があれば、そういう無駄なやりとりが必要なくなりますね。

またテキストで連絡すると「要点をまとめることができる」というメリットもあります。

書くことで頭の中が整理されて、スムーズに連絡を取ることができますね。

ただ、テキストは温度感や感情が伝わりづらく、間違って受け取られることもあるので注意しましょう。

⑤メッセージは2回で終わらせる

仕事をしているとメールやメッセンジャーに、未読のメールが溜まります。

1つ1つ内容を見て返信するだけも膨大な時間がかかるうえに「返信したメールに、また返信がきて、こっちが返信を送る」というラリーになると、もっと時間が足りなくなります。

できれば、メッセージのやりとりには時間を使いたくないですね。

なので、メッセージのやりとりは2往復で終わらせてください。

「いやいや2往復とか無理でしょ」と思う人もいるかもしれませんが、それぐらいの意識を持つことが大事です。

2往復を終わらすとなれば、相手に1回で伝わること・質問がないように・先回りして疑問を潰す・先の流れを読むということが必要になります。

それらのことは仕事を進める上でも重要なスキルなので、「メッセージ2往復」をするうえで身につけましょう。

メッセージを1通送ることでも「相手の時間を奪っている」という認識が必要ですね。

⑥無駄なことをしない

時間は有限であり、仕事に使える時間は決まっています。

普通の会社員なら1日8時間程度でしょう。その8時間の中で仕事を完了する必要があるので、無駄なことをしている暇はありません。

無駄な根回しとか、社内政治に精を出すものほどほぼにしておきましょう。

その分仕事に時間を回して、さっさと仕事を終わらせるべきです。

 

また、仕事に取り掛かる前に「これって無駄じゃないか?」「無駄を省くことができないか?」を考える癖をつけてください。

そうすることで「そもそも無駄な仕事をしない」というスタイルを確立することができます。

⑦自動化する

「無駄なことしない」とも共通しているのですが、できるだけ仕事の自動化をしましょう。

例えば計算を電卓使って手打ちで行っている人は、エクセルの関数を使えば、自動化することができます。

そのように自動化する仕事を増やせば、その分時間が増えて、他の仕事に時間を投資することができますね。

わざわざやる必要のない作業はどんどん自動化しちゃいましょう!

⑧日報を書く

日報とは1日の仕事を記録するものです。

日報と聞くと「上司に提出する面倒なもの」というイメージがある人もいるでしょう。

しかし、そのイメージは間違っています。

日報をマメにつける人ほど、仕事の振り返りと反省ができるため、おのずと仕事のクオリティが上がっていきます。

つまり、日報をつけることはPDCAを回すことに繋がるんですね。

そして日報に書く内容は

  • どんな仕事をしたのか?
  • 改善点
  • 良かったこと
の3つで十分です。2分もあればできるので、気軽に初めてはいかがでしょうか?

⑨スケジュールを見ながら仕事する

仕事は時間との戦いです。「勤務時間」という決まった時間の中で、仕事を完了させなければいけません。

そのためにはスケジュールを意識するということが大切ですね。

おすすめは「スケジュールを見ながら仕事を進める」という方法です。

ぼくの場合は常にパソコンの画面に1日の予定を表示して、「◯時までに〇〇を終わらす!」と仕事をしています。

時間に追われる感じはありますが、この方法だと定時までに仕事が完了するんですよね。

手帳にスケジュールを書いている人は、机の上に手帳を広げっぱなしにして、常にチェックしながら仕事するだけでスピードあがりますよ!

⑩適度な休憩を入れる

集中力を保ったまま仕事を続けるには、適度な休憩が必要です。

会社員の方は周りの人が仕事をしているなか休憩を取るのは気がひけるかもしれませんが、堂々と休憩してください。

おすすめはちょっと散歩したり、お昼時だと仮眠を取ることですね。

ぼくの場合は、お昼休みに15分ぐらい昼寝をしています。これで午後の集中力が全然違うんですよ!!おすすめ!

ただし「適度」に休憩することが大切です。例えば営業職の場合は、いくらでもサボることができるため、過度な休憩を取ってしまうこともあります。

自分の中で「1時間仕事したら、5分休憩する」といったルールを作って休みましょう。

⑪「数字とロジック」で具体化する

仕事をしていると、「わからないものを掴んでいく」ということが求められるときがあります。

例えば、新規事業の立ち上げとか、長期計画の設定などですね。

「どうなるか分からない未来のもの」を自分のイメージで具体化していくという段階です。

このときに大事になるのが「数字とロジック」を使って、細部までイメージするということでしょう。

例えば長期計画の場合、「〇〇円まで売り上げを伸ばす」という数値的な目標があれば、そのために「Aの事業を◯◯円まで成長させる」ということが逆算できるようになります。

このように「数字とロジック」で具体化して考えるというのは大切です。

まとめ

今回はぼくが実際に使っている「仕事の効率をあげる方法」について説明しました。

まとめると、下記の通りです。

  1. タスク管理をする
  2. 「時間・工数」を意識する
  3. 「集中を邪魔する」ものを排除する
  4. テキストでやりとりする
  5. メッセージは2回で終わらせる
  6. 無駄なことをしない
  7. 自動化する
  8. 日報を書く
  9. スケジュールを見ながら仕事する
  10. 適度な休憩を入れる
  11. 「数字とロジック」で具体化する
どれも簡単にできるものばかりです!

「仕事が遅くて悩んでいる」

「いつも残業をしてしまう」

という人はぜひ試してみてください!

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